Lo que le ayuda a hacer
1. Construir un registro manual controlado
Cree un registro con ID de documento, título, tipo, departamento, propietario, revisión, estado,
prioridad, fecha límite, etiquetas e información de referencia. Los filtros facilitan la búsqueda de
manuales por contexto operativo.
2. Rastrear revisión y estado
Siga un documento desde el borrador hasta la revisión, pendiente de aprobación, aprobación, rechazo,
firma o archivo. El estado actual y la fecha límite permanecen visibles sin depender
únicamente del nombre del archivo.
3. Asignar pasos de revisión y aprobación
Defina una secuencia como redacción, revisión interna, aprobación, firma y
distribución, con un rol responsable en cada etapa. El flujo de trabajo hace
explícita la entrega esperada.
4. Reutilizar estructuras controladas
Mantenga plantillas de documentos corporativas o estándar e importe material fuente en Word o PDF
a la biblioteca de trabajo. El contenido de la plantilla y su idoneidad regulatoria
deben ser revisados por la organización.
5. Coordinar actividad de firma
Cree sobres de firma, asigne uno o más firmantes y siga el estado pendiente, completado,
rechazado o vencido. El efecto legal y la garantía técnica de una
firma dependen del método de firma configurado y de su implementación.
6. Separar roles y responsabilidades
Use roles de administrador, gestor de documentos, auditor y solo lectura en los distintos
departamentos. Las vistas restringidas ayudan a mantener la administración y el historial de auditoría separados
del acceso rutinario.
7. Revisar actividad y exportar registros
Los paneles muestran el estado del documento, la firma, el vencimiento y el flujo de trabajo. Las listas de documentos,
los informes y la información de auditoría se pueden exportar para revisión interna, según el
formato admitido y la implementación.
