¿Es SGCD una unidad de archivos compartida?

No. Su propósito principal es el registro de control en torno a un documento: identidad, revisión, estado, propietario, fechas, flujo de trabajo e historial de actividad. El almacenamiento de archivos es solo una parte de ese proceso.

¿Puede SGCD rastrear revisiones de documentos?

Sí. Está diseñado para registrar detalles y el estado de revisión para que los usuarios puedan distinguir el trabajo actual de los registros reemplazados o históricos.

¿Puede alertarnos sobre las próximas fechas de revisión o vencimiento?

SGCD puede señalar fechas próximas y vencidas dentro de sus vistas de seguimiento. La organización aún debe definir las fechas correctas y asegurarse de que la persona responsable actúe en consecuencia.

¿Pueden los diferentes departamentos tener diferentes responsabilidades?

Sí. Los documentos se pueden asociar con departamentos, usuarios y roles para que el flujo de trabajo refleje quién prepara, revisa, aprueba o consulta el registro.

¿SGCD nos hace cumplir con ISO 9001?

No. Puede respaldar los controles para la información documentada, pero la conformidad depende de los procesos, la implementación, las pruebas y la evaluación externa de la organización cuando corresponda.

¿SGCD reemplaza nuestro procedimiento de aprobación de documentos?

No. Proporciona un lugar para operar y registrar ese procedimiento. La organización debe definir la autoridad de aprobación, los criterios de revisión, las reglas de acceso y los requisitos de retención.

SGCD Documental - Control de versiones documental

Panel de control de SGCD Documental que muestra el estado de los documentos y los plazos

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Etapa 3: Documentar y Controlar

Gestión de Documentos Controlados

Mantenga los documentos controlados actualizados, asignados y rastreables

SGCD es una solución de control de documentos y gestión de revisiones para organizaciones que necesitan un registro estructurado de documentos controlados a través de equipos o departamentos. Ayuda a los usuarios a registrar documentos, gestionar versiones y estados, seguir fechas de revisión o vencimiento, aplicar responsabilidades basadas en roles y conservar un historial de auditoría sin afirmar que el software por sí solo cumple con una norma de sistema de gestión.

Sirve a
- Controladores de documentos, gerentes de calidad y coordinadores de sistemas de gestión
- Jefes de departamento, revisores y auditores internos
- Entornos regulados: aviación, manufactura, ingeniería, atención médica, laboratorios, energía, alimentos, servicios profesionales y más

Qué le ayuda a hacer

1. Construya un registro de documentos controlados

Registre el título, tipo, departamento, referencia, revisión, prioridad, estado, etiquetas y otros detalles necesarios para identificar cada documento.

2. Gestione revisiones y estado de documentos

Mantenga visible la revisión actual mientras conserva suficiente historial para comprender cómo ha cambiado el documento a lo largo del tiempo.

3. Siga las fechas de revisión y los plazos

Realice un seguimiento de las fechas de validez, revisión o vencimiento y señale a la atención del equipo los elementos atrasados o próximos a vencer.

4. Asigne la responsabilidad departamental

Conecte los documentos con departamentos, usuarios y roles definidos para que la propiedad y las acciones permitidas sean más claras.

5. Siga el progreso a través de un flujo de trabajo controlado

Registre los pasos por los que pasa un documento, como redacción, revisión, aprobación y distribución, de acuerdo con el proceso configurado de la organización.

6. Conserve un rastro de actividad

Mantenga un registro cronológico de las acciones relevantes de documentos para la supervisión interna y revisión posterior.

7. Monitoree la cartera de documentos

Utilice paneles y vistas de estado para ver el trabajo pendiente, atrasado y completado a través de los departamentos.

Alcance y límites importantes

SGCD apoya el control de la información documentada; no determina si un documento es técnicamente correcto, no proporciona aprobación regulatoria, no otorga certificación ISO, ni reemplaza a las autoridades de aprobación de la organización. La organización sigue siendo responsable de definir roles, reglas de retención, permisos de acceso y criterios de aprobación, y cualquier acuse de recibo o firma electrónica no debe tratarse automáticamente como cualificada sin confirmar el método, los controles de identidad y la jurisdicción.

Gestión de Documentos Controlados

Mantenga los documentos controlados actualizados, asignados y rastreables

Qué le ayuda a hacer

1. Construya un registro de documentos controlados

2. Gestione revisiones y estado de documentos

3. Siga las fechas de revisión y los plazos

4. Asigne la responsabilidad departamental

5. Siga el progreso a través de un flujo de trabajo controlado

6. Conserve un rastro de actividad

7. Monitoree la cartera de documentos

Alcance y límites importantes

Paquete sugerido: Preparación para Auditorías

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Preguntas Frecuentes.