AviManuals

Lợi ích mang lại

1. Xây dựng danh mục sổ tay được kiểm soát

Tạo một hồ sơ với ID tài liệu, tiêu đề, loại, phòng ban, chủ sở hữu, bản sửa đổi, trạng thái, ưu tiên, ngày đến hạn, thẻ, và thông tin tham khảo. Các bộ lọc giúp dễ dàng tìm kiếm sổ tay theo bối cảnh vận hành.

2. Theo dõi sửa đổi và trạng thái

Theo dõi tài liệu từ bản nháp qua đánh giá, chờ phê duyệt, phê duyệt, từ chối, chữ ký, hoặc lưu trữ. Trạng thái hiện tại và thời hạn vẫn hiển thị mà không phụ thuộc chỉ vào tên tệp.

3. Phân công các bước xem xét và phê duyệt

Định nghĩa một trình tự như nháp, xem xét nội bộ, phê duyệt, chữ ký, và phân phối, với vai trò chịu trách nhiệm cho mỗi giai đoạn. Quy trình làm việc làm cho sự chuyển giao dự kiến trở nên rõ ràng.

4. Tái sử dụng các cấu trúc có kiểm soát

Duy trì các mẫu tài liệu doanh nghiệp hoặc tiêu chuẩn và nhập văn bản Word hoặc PDF vào thư viện làm việc. Nội dung mẫu và sự phù hợp với quy định vẫn phải được xem xét bởi tổ chức.

5. Điều phối hoạt động ký kết

Tạo phong bì ký kết, chỉ định một hoặc nhiều người ký, và theo dõi trạng thái đang chờ, hoàn thành, từ chối, hoặc hết hạn. Hiệu lực pháp lý và sự đảm bảo kỹ thuật của một chữ ký phụ thuộc vào phương pháp ký được cấu hình và việc triển khai.

6. Phân tách các vai trò và trách nhiệm

Sử dụng quản trị viên, quản lý tài liệu, kiểm toán viên, và người chỉ có quyền xem trên các phòng ban. Chế độ xem hạn chế giúp giữ cho quản trị và lịch sử kiểm toán tách biệt với truy cập thường lệ.

7. Đánh giá hoạt động và xuất hồ sơ

Các bảng điều khiển hiển thị tài liệu, chữ ký, hết hạn, và trạng thái quy trình. Danh sách tài liệu, báo cáo, và thông tin đánh giá có thể được xuất để xem xét nội bộ, tùy thuộc vào định dạng và triển khai được hỗ trợ.