SGCD Documental

What it helps you do

1. Xây dựng hệ thống đăng ký tài liệu được kiểm soát

Ghi nhận tiêu đề, loại, phòng ban, thông tin tham chiếu, sửa đổi, mức độ ưu tiên, trạng thái, thẻ, và các chi tiết khác cần thiết để xác định mỗi tài liệu.

2. Quản lý sửa đổi và trạng thái tài liệu

Giữ bản sửa đổi hiện tại được nhìn thấy đồng thời lưu giữ đủ lịch sử để hiểu cách tài liệu đã thay đổi theo thời gian.

3. Theo dõi ngày xem xét và hạn chót

Theo dõi tính hợp lệ, xem xét, hoặc ngày hết hạn và nhắc nhở những mục quá hạn hoặc sắp tới hạn cho nhóm chú ý.

4. Phân công trách nhiệm phòng ban

Kết nối tài liệu với phòng ban, người dùng, và vai trò đã xác định để quyền sở hữu và các thao tác được phép rõ ràng hơn.

5. Theo dõi tiến trình qua luồng công việc được kiểm soát

Ghi nhận các bước tài liệu di chuyển qua - như soạn thảo, xem xét, phê duyệt, và phân phối - theo quy trình đã được cấu hình của tổ chức.

6. Giữ lại dấu vết hoạt động

Lưu giữ hồ sơ theo trình tự thời gian về các hành động tài liệu có liên quan để giám sát nội bộ và xem xét sau này.

7. Giám sát danh mục tài liệu

Sử dụng bảng điều khiển và chế độ xem trạng thái để xem công việc đang chờ, quá hạn và đã hoàn thành trên khắp các phòng ban.