SGCD est-il un lecteur de fichiers partagé ?

Non. Son objectif principal est l'enregistrement de contrôle lié à un document : identité, révision, état, propriétaire, dates, flux de travail et historique d'activité. Le stockage des fichiers n'est qu'une partie de ce processus.

SGCD peut-il suivre les révisions de documents ?

Oui. Il est conçu pour enregistrer les détails et l'état des révisions afin que les utilisateurs puissent distinguer le travail en cours des dossiers remplacés ou historiques.

Peut-il nous alerter sur les examens ou dates d'expiration à venir ?

SGCD peut signaler les dates proches et les retards dans ses vues de suivi. L'organisation doit toujours définir les dates correctes et s'assurer que la personne responsable y donne suite.

Différents services peuvent-ils avoir des responsabilités différentes ?

Oui. Les documents peuvent être associés à des services, des utilisateurs et des rôles afin que le flux de travail reflète qui prépare, révise, approuve ou consulte l'enregistrement.

SGCD nous rend-il conformes à la norme ISO 9001 ?

Non. Il peut soutenir les contrôles des informations documentées, mais la conformité dépend des processus, de la mise en œuvre, des preuves et de l'évaluation externe de l'organisation le cas échéant.

SGCD remplace-t-il notre procédure d'approbation des documents ?

Non. Il fournit un espace pour exécuter et enregistrer cette procédure. L'organisation doit définir l'autorité d'approbation, les critères de révision, les règles d'accès et les exigences de conservation.

SGCD Documental - Contrôle de versions documents

Tableau de bord de SGCD Documental affichant le statut et les échéances des documents

Réserver une présentation de SGCD

Étape 3 : Documenter et contrôler

Controlled Document Management

Maintenez les documents contrôlés à jour, assignés et traçables

SGCD est une solution de contrôle documentaire et de gestion des révisions pour les organisations qui ont besoin d'un enregistrement structuré des documents contrôlés dans toutes les équipes ou tous les services. Elle aide les utilisateurs à enregistrer les documents, à gérer les versions et le statut, à suivre les dates d'examen ou d'expiration, à appliquer des responsabilités basées sur les rôles et à conserver un historique d'audit, sans prétendre que le logiciel seul suffit à satisfaire à une norme de système de management.

Destiné à
- Contrôleurs de documents, responsables qualité et coordinateurs de systèmes de management
- Chefs de service, réviseurs et auditeurs internes
- Secteurs réglementés : aviation, industrie manufacturière, ingénierie, santé, laboratoires, énergie, agroalimentaire, services professionnels, et plus encore

Ce qu'il vous aide à faire

1. Créer un registre des documents contrôlé

Enregistrez le titre, le type, le service, la référence, la révision, la priorité, l'état, les étiquettes et autres détails requis pour identifier chaque document.

2. Gérer les révisions et le statut des documents

Maintenez la révision en cours visible tout en conservant un historique suffisant pour comprendre l'évolution du document dans le temps.

3. Suivre les dates d'examen et les échéances

Suivez les dates de validité, d'examen ou d'expiration et portez les éléments en retard ou proches à l'attention de l'équipe.

4. Assigner la responsabilité par service

Associez les documents aux services, aux utilisateurs et aux rôles définis pour clarifier la propriété et les actions autorisées.

5. Suivre la progression dans un flux de travail contrôlé

Enregistrez les étapes par lesquelles passe un document — telles que la rédaction, la révision, l'approbation et la distribution — conformément au processus configuré par l'organisation.

6. Conserver un suivi d'activité

Conservez un enregistrement chronologique des actions pertinentes sur les documents pour la supervision interne et un examen ultérieur.

7. Surveiller le portefeuille de documents

Utilisez des tableaux de bord et des vues d'état pour visualiser le travail en attente, en retard et achevé dans l'ensemble des services.

Périmètre et limites importantes

SGCD prend en charge le contrôle des informations documentées ; il ne détermine pas si un document est techniquement correct, ne fournit pas d'approbation réglementaire, ne délivre pas de certification ISO et ne remplace pas les autorités d'approbation de l'organisation. L'organisation reste responsable de la définition des rôles, des règles de conservation, des autorisations d'accès et des critères d'approbation, et tout accusé de réception ou signature électronique ne doit pas être automatiquement considéré comme qualifié sans confirmation de la méthode, des contrôles d'identité et de la juridiction.

Controlled Document Management

Maintenez les documents contrôlés à jour, assignés et traçables

Ce qu'il vous aide à faire

1. Créer un registre des documents contrôlé

2. Gérer les révisions et le statut des documents

3. Suivre les dates d'examen et les échéances

4. Assigner la responsabilité par service

5. Suivre la progression dans un flux de travail contrôlé

6. Conserver un suivi d'activité

7. Surveiller le portefeuille de documents

Périmètre et limites importantes

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Foire aux questions.